Was sich gerade für Ihren Betrieb ändert.

E-Rechnung: Was ab 2027 auf Ihren Betrieb zukommt

Ab 2028 müssen alle Betriebe Rechnungen an Firmenkunden als E-Rechnung verschicken, größere Betriebe schon ab 2027. Ein PDF per E-Mail zählt dann nicht mehr.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen, maschinenlesbaren Format. Das Buchhaltungsprogramm Ihres Kunden kann sie automatisch einlesen. Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.

• ZUGFeRD: sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber zusätzlich die Rechnungsdaten als Datei. Für die meisten Betriebe die einfachste Lösung.
• XRechnung: eine reine Datendatei ohne Ansicht. Üblich bei Aufträgen von Behörden und öffentlichen Auftraggebern.

Die Fristen

Wen es nicht betrifft

• Privatkunden: Rechnungen an Privatpersonen dürfen weiter als Papier oder PDF gehen.
• Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen verschicken, aber empfangen können.

Was Sie jetzt tun können

1. Eine eigene E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen einrichten, z. B. rechnungen@ihr-betrieb.de.
2. Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm ZUGFeRD oder XRechnung erstellen und lesen kann. Viele Handwerkerprogramme können das schon.
3. Kunden in Privat- und Firmenkunden aufteilen. Nur Firmenkunden brauchen die E-Rechnung.
4. E-Rechnungen digital und unverändert aufbewahren, Rechnungen acht Jahre lang.
5. Mit einem Lieferanten oder Stammkunden einen Probelauf machen, bevor die Pflicht greift.

Wo KI dabei hilft

Wer sowieso umstellen muss, kann gleich Zeit sparen: Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen und zugeordnet, Rechnungen entstehen aus den Auftragsnotizen, und offene Posten melden sich von selbst. Am Ende gibt immer ein Mensch frei.

Stand: November 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung. Quellen: E-Rechnung für Handwerker, E-Rechnungspflicht 2027.

KI-Kompetenz nach dem EU AI Act: Was kleine Betriebe wissen sollten

Wer im Betrieb KI-Werkzeuge wie ChatGPT nutzt, muss dafür sorgen, dass das Team sicher damit umgehen kann. Ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Eine kurze Schulung, die zur Arbeit passt, und eine Notiz darüber sind ein guter Anfang.

Was ist mit KI-Kompetenz gemeint?

Wer mit KI arbeitet, soll wissen, was sie kann und was nicht. Dazu gehört vor allem:

• KI-Texte klingen sicher, können aber falsch oder erfunden sein. Ergebnisse werden deshalb immer geprüft.
• Bestimmte Daten gehören nicht in ein KI-Werkzeug, zum Beispiel Kundendaten in kostenlosen Versionen.
• Am Ende entscheidet ein Mensch, nicht die KI.

Wen betrifft es?

Jeden Betrieb, der ein KI-System beruflich nutzt, ganz gleich wie klein. Laut EU-Kommission zählt schon, wenn Mitarbeitende ChatGPT für Texte oder Übersetzungen verwenden. Gemeint sind alle, die im Auftrag des Betriebs mit KI arbeiten, also auch der Chef selbst, das Büro, die Monteure und externe Helfer. Private Nutzung zu Hause fällt nicht darunter.

Was muss ich nachweisen?

Es gibt kein vorgeschriebenes Zertifikat und keine Prüfung. Die EU-Kommission hält eine interne Dokumentation für ausreichend: wer wann zu welchen Inhalten geschult oder eingewiesen wurde. Wichtig ist, dass die Schulung zur Aufgabe passt. Das Büro braucht andere Inhalte als die Werkstatt.

Was passiert bei Verstößen?

Ein festes Bußgeld nennt die Verordnung für diese Pflicht nicht. Sanktionen regelt das nationale Recht, und sie sollen verhältnismäßig sein. Spürbar wird das Thema vor allem, wenn etwas schiefgeht, etwa ein fehlerhaftes Angebot oder Kundendaten am falschen Ort. Dann zählt, ob der Betrieb sein Team vorbereitet hat.

In fünf Schritten zur KI-Kompetenz

1. Auflisten, welche KI-Werkzeuge im Betrieb genutzt werden, auch Apps auf Diensthandys.
2. Kurze Regeln festlegen: Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten nicht, wer prüft die Ergebnisse?
3. Das Team passend zur Aufgabe schulen, mit Beispielen aus dem eigenen Alltag.
4. Die Teilnahme notieren: Datum, Namen und Inhalte reichen.
5. Einmal im Jahr auffrischen und neue Mitarbeitende direkt einweisen.

Stand: November 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt. Quellen: EU-Kommission: AI Literacy – Questions & Answers, Haufe: Digitaler Omnibus zum EU AI Act.

Berichte per Sprachnotiz: Vom Handy zum fertigen Arbeitsprotokoll

Der Monteur spricht auf der Baustelle zwei Minuten ins Handy. Eine Minute später liegt im Büro ein fertiges Arbeitsprotokoll im Firmenlayout, mit Stunden und Material aus Ihrem Katalog. Das Büro prüft nur noch und gibt frei.

So funktioniert es

1. Der Monteur tippt auf ein Symbol auf seinem Handy und spricht ein: Kunde, was gemacht wurde, wie lange, welches Material.
2. Die Aufnahme geht an den Server Ihres Betriebs. Eine Spracherkennung macht daraus Text, auch mit Fachbegriffen.
3. Die KI ordnet den Text: Kunde, Tätigkeiten, Arbeitszeit je Mitarbeiter und Material mit Artikelnummer aus Ihrem Katalog.
4. Daraus entsteht ein PDF im Layout Ihres Betriebs, als Arbeitsprotokoll oder auf Wunsch als Angebotsentwurf.
5. Das Büro bekommt das PDF per E-Mail. Was unklar war, steht als Rückfrage obenauf. Erst nach der Freigabe geht es an den Kunden oder in die Rechnung.

Was Sie dafür brauchen

• Smartphones mit mobilem Internet, Android oder iPhone. Ohne Netz wird die Aufnahme später gesendet.
• Ein E-Mail-Postfach im Büro und eine Person, die freigibt.
• Ihren Leistungs- und Materialkatalog mit Preisen, zum Beispiel als Excel-Export aus Ihrer Handwerkersoftware.
• Stundensätze, Mitarbeiterliste, Logo und einen Muster-Arbeitsbericht.
• Ein Konto beim Serveranbieter und beim KI-Dienst auf den Namen Ihres Betriebs. Beim Anlegen helfe ich.
• Etwa zwei Stunden für Unterlagen und eine Stunde Einweisung. Danach folgen zwei bis vier Wochen Testbetrieb.

Was es kostet

Ein Beispiel: Bei fünf Monteuren mit je drei Notizen am Tag kostet die Spracherkennung rund 2 € im Monat. Spart jeder Monteur dabei nur zehn Minuten Schreibarbeit am Tag, sind das über 17 Stunden im Monat. Der KI-Check vor Ort (450 €) rechnet das für Ihren Betrieb genau aus und wird bei der Einrichtung voll angerechnet. Alle Preise sind Endpreise, gemäß § 19 UStG ohne Umsatzsteuer.

Wo Ihre Daten liegen

Der Assistent läuft auf einem eigenen Server Ihres Betriebs in Deutschland. Für Spracherkennung und Auswertung nutzt er den europäischen Anbieter Mistral mit Sitz in Frankreich. Server, Konten und Vorlagen gehören Ihnen. Endet die Betreuung, läuft der Assistent weiter. Ich erkläre Ihnen gern, welche Daten wohin gehen. Eine Datenschutz- oder Rechtsberatung ersetzt das nicht; dafür ist Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Kanzlei der richtige Ansprechpartner.

Was die KI nicht kann

Bei starkem Baulärm oder breitem Dialekt kann sie sich verhören, und manchmal ordnet sie Material falsch zu. Deshalb steht jede Unklarheit als Rückfrage im Dokument, und am Ende gibt immer ein Mensch frei. Eine kleine Merkhilfe hilft: Kunde, Adresse, was gemacht, wie lange, welches Material.

Stand: November 2026. Die Kosten für Server und KI-Dienst richten sich nach den aktuellen Preisen der Anbieter und Ihrem Verbrauch. Quellen: Mistral: Voxtral Transcribe 2, n8n: Lizenz-FAQ.